São Paulo, julho de 2020 – As recomendações de isolamento social obrigaram muitas empresas a aderir ao home office. Embora adotado às pressas, esse sistema tem mostrado resultados positivos, tanto no aumento da produtividade de colaboradores, quanto no corte de gastos de manutenção do espaço físico, aspectos importantes para que empresários repensem o trabalho remoto como algo permanentemente.

Outro ponto a ser considerado é que, após a pandemia, os custos com espaço físico serão ampliados. Haverá a necessidade de pontos comerciais maiores para comportar o distanciamento entre pessoas, conforme as recomendações das autoridades de Saúde.

A tendência é chancelada por um estudo da Fundação Dom Cabral. A pesquisa aponta que 70% das empresas brasileiras têm a intenção de manter o home office de forma parcial ou integral após a quarentena. E um levantamento realizado pela Cushman&Wakefield, uma empresa global de serviços imobiliários comerciais, indica que 40% das empresas que não atuavam em regime de home office antes da quarentena vão passar a adotá-lo de maneira definitiva.

Mas de que outras formas o home office permanente pode ser vantajoso para os negócios?

Péricles Ferreira Porto Júnior, sócio-diretor da Auditora Brasileira, escritório de contabilidade com o registro ativo mais antigo no Estado de São Paulo, e Rogério Rodrigues, project manager da Ponto Móvel, criadora do PMóvel.com, especialistas em consultoria contábil e em tecnologia, respectivamente, dão quatro dicas para auxiliar nessa decisão.

1) Ofereça uma infraestrutura ao colaborador

Para que os colaboradores tenham bom desempenho e produtividade durante o expediente, eles precisam de um ambiente adequado, similar ao do escritório. É importante ter um espaço iluminado, confortável, com boa conexão à internet e telefone. Por isso, caso o empregado não tenha a estrutura necessária, a empresa deve investir em equipamentos, móveis e contribuir com parte das despesas. Do contrário, ele pode ter o rendimento prejudicado e até prejuízos. Deve-se considerar isso como um investimento, não como gasto.

“Sobre o modelo de trabalho remoto, a CLT não especifica quem deve se responsabilizar pelos gastos como computadores, telefone, luz e internet. No entanto, a MP 927, de 2020, determina que caso o empregado não tenha equipamentos tecnológicos ou infraestrutura adequada para realizar o trabalho remoto, o empregador deve fornecê-los em regime comodato e pagar pelos serviços utilizados, sem caracterizar como verba de natureza salarial”, complementa Péricles Ferreira Porto Júnior.

2) Controle a jornada de trabalho

Para facilitar o cálculo de pagamento referente à jornada trabalhada e evitar processos trabalhistas, o investimento em um controle de ponto móvel é a melhor solução. Esses sistemas registram a jornada de trabalho à distância e permitem à empresa a redução do passivo trabalhista em até 50% no ano, em comparação às companhias que não utilizam nenhum tipo de controle de jornada. Para os colaboradores, a vantagem é a precisão dos cálculos de horas trabalhadas e auxílio no autocontrole das atividades.

“O controle móvel é ainda mais eficiente do que no regime presencial e evita pagamento de horas extras desnecessárias e banco de horas a mais. Nosso software, por exemplo, atende à legislação trabalhista brasileira, tem ABNT, está em conformidade com as portarias do Ministério do Trabalho e pode ser integrado à folha de pagamentos, cadastros e arquivos fiscais”, afirma Rogério Rodrigues. O software da Ponto Móvel, por exemplo, fornece detalhes de localização por meio de internet em celulares, computadores ou por telefones fixos, e todas as informações de entrada e saída dos funcionários ficam registradas em um sistema de nuvem que gera relatórios automáticos para o gerente da empresa ou o RH.

 

3) Realize auditoria trabalhista periodicamente

Outra forma de reduzir o passivo trabalhista é realizar uma auditoria com frequência. A análise de documentações permite a verificação dos riscos de ações trabalhistas, multas e autuações. É uma forma de garantir os direitos tanto do colaborador quanto do empregador.

Por meio da auditoria também é possível reduzir custos operacionais, melhorar a estabilidade financeira do negócio e minimizar problemas com fiscalizações externas. “A realização da auditoria nos permite ter um panorama melhor e nos proporciona mais tempo para verificar possíveis problemas e resolvê-los antes que seja irreversível”, ressalta Porto Junior.

4) Invista na segurança de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula as atividades de tratamento de dados pessoais, passa a valer a partir de agosto deste ano. Empresas que tiveram vazamento de informações sigilosas terão que pagar multas de até R$ 50 milhões ou 2% do faturamento total. Por isso, dependendo do segmento em que a empresa atua, vale investir na área. Há programas específicos para proteger informações e até restringir acesso a determinadas planilhas e ferramentas com informações sigilosas.