O recesso de final de ano está chegando. Além do merecido descanso após um período de intenso trabalho e dedicação, muitos profissionais aguardam ansiosos pelas festas de confraternização de final de ano em suas empresas. Ao contrário dos eventos presenciais realizados em anos anteriores, para 2020, uma boa opção é a confraternização no formato virtual.

Em tempos de pandemia do novo coronavírus, a adoção da modalidade de teletrabalho e de home office foi alternativa para as organizações se adequarem às exigências das autoridades de saúde, garantindo um ambiente seguro de trabalho aos colaboradores. Neste novo cenário, os eventos presenciais que envolvam aglomerações deverão ser evitados. É esperado que nem todas as empresas consigam promover os seus eventos no formato drive-in ou em espaços maiores. Por isso, fazer o uso da tecnologia digital pode ajudar os gestores a organizarem e realizarem as confraternizações empresariais de forma virtual.

É evidente que 2020 foi um ano atípico, envolveu muitos desafios, acarretou mudanças na forma de executar as atividades e demandou a necessidade de adaptações por parte de todos. Por isso, a festa de confraternização de final de ano da empresa é uma forma de se reconhecer o esforço e agradecer a contribuição de toda a equipe para as conquistas e resultados corporativos.

Os gestores não podem deixar de realizar os eventos de confraternização, considerados importantes pelas equipes, principalmente por proporcionarem a troca de experiências, incentivarem uma convivência mais colaborativa entre os colegas, gerando o sentimento de pertencimento em todos os colaboradores das organizações.

Ainda há tempo para organizar a confraternização de final de ano online da sua empresa. Confira a seguir algumas sugestões e dicas:

1 – Planeje e organize o evento on-line: não poupe esforços para que a festa de confraternização de final de ano proporcione uma experiência agradável e marcante para todos os envolvidos. Lembre-se da importância de estruturar o projeto do evento e definir o orçamento detalhado, prevendo os gastos e recursos financeiros necessários para a sua realização. Outras dicas valiosas: feche parcerias com fornecedores de qualidade e leia com atenção os contratos que serão firmados com os prestadores de serviço para evitar dores de cabeça no dia do evento online;

2 – Defina a data e local de forma antecipada: a definição precisa e antecipada do tema, data e local do evento facilitará o seu desenvolvimento. Considere o cronograma de projetos e atividades da empresa pois eventos simultâneos poderão impossibilitar a presença e participação dos colaboradores. Analise as opções de aplicativos para eventos online, suas funções e recursos (gratuidade, forma de acesso, recursos, quantidade simultânea de participantes, qualidade de áudio e imagem).

3 – Busque o engajamento da equipe: trabalhe a comunicação interna e elabore convites que despertem a curiosidade e as expectativas dos colaboradores a respeito do evento. Outra ideia interessante é programar o envio de e-mail marketing com a contagem regressiva ao dia da festa de confraternização. Compartilhar com os colaboradores uma playlist com as músicas de artistas que serão executadas durante evento também é uma estratégia divertida de engajamento;

4 – Lembre-se da importância das ações que precedem o evento: defina como será o roteiro do evento (já que a transmissão será ao vivo), quem serão os apresentadores (preferencialmente pessoas alegres e comunicativas, podendo ser um colaborador, gestor ou um artista que represente a empresa), a estrutura dos materiais visuais (slides, vídeos comemorativos, equipamento de transmissão) e montagem cenográfica (se o evento será transmitido da empresa, estúdio ou de outro local);

5 – Crie uma atmosfera propícia ao evento: analise o perfil da equipe e considere trabalhar uma programação animada com estratégias de entretenimento envolvendo os colaboradores. Algumas sugestões interessantes são: promoção de sorteios, premiações, brindes, entrega antecipada de kits (camisetas, bonés, canecas, bebidas, cesta gourmet, etc.). O evento também poderá ter atrações especiais como: apresentações musicais, shows de comédia e presença de DJ.

6 – Cuide da etiqueta profissional: a festa corporativa é um momento de confraternização e descontração. Mesmo no ambiente on-line, recomenda-se manter uma boa postura, cuidar da aparência, acompanhar as regras protocolares e evitar comportamentos questionáveis que possam prejudicar a sua imagem na organização.

Para finalizar, trabalhe o entusiasmo e otimismo. É necessário considerar que muitos colaboradores passaram por dificuldades no ano de 2020 e que alguns se sentem mais sensíveis na época de final de ano. Mostre que celebrar na companhia dos gestores e colegas de trabalho pode ser uma opção significativa de contato e interação, evitando a sensação de solidão. Promova uma confraternização de qualidade para manter a sua equipe unida e motivada nos próximos anos.

Autora: Adriana Czajkowski é coordenadora dos cursos de Secretariado e Assessoria Executiva Digital do Centro Universitário Internacional Uninter. Coautora do livro Eventos: uma estratégia baseada em experiências (Editora InterSaberes, 2017).