A quarentena decretada em razão do COVID-19 (coronavírus) tornou o trabalho remoto – antes considerado utopia – uma realidade para diversas empresas nas últimas semanas e, com isso, as mudanças estruturais e dificuldades têm se tornado evidentes. É comum que times de tecnologia habituados a trabalhar de maneira presencial sejam questionados quanto a produtividade ao começarem o trabalho remoto.

Como garantir boa produtividade quando o time está trabalhando remotamente? De forma menos polida, como garantir que o time está trabalhando, sem “desvios irresponsáveis” na Netflix ou em outros tomadores de atenção?

A princípio, essas duas questões parecem análogas, mas possuem naturezas completamente distintas. Enquanto a primeira foca nos resultados, a segunda se atenta apenas para o empenho de esforço, o que não se traduz, necessariamente, em bom desempenho. Afinal, trabalhar muitas horas não significa produzir mais. O ideal seria um cenário no qual todos os times tivessem ênfase na geração dos resultados. Especialmente em times remotos, essa condição é fundamental.

Desta forma, é necessário o estabelecimento de rotinas que favoreçam essa cultura. Assim, acredito que cinco fatores são primordiais para a manutenção da organização das atividades em trabalho remoto. São eles:

#1 – Reforçar o alinhamento de expectativas e prioridades

O alinhamento de propósitos é fundamental para a autonomia de atuação. A boa gestão garante a definição de expectativas claras e realistas com relação às entregas de cada um. As prioridades precisam ser explícitas e continuamente atualizadas para garantir que todos estejam sempre trabalhando no que é mais importante. Tornar as metas claras reduz as chances de procrastinação e ajuda a aumentar o foco.

Alinhamento de práticas e regras também são importantes. Na difícil transição do trabalho presencial para o remoto, o time precisa, também, alinhar e cumprir ritos e práticas. Não raro, equipes combinam horários de trabalho em comum, nos quais todos precisam estar disponíveis. Com o tempo, os ritos síncronos, emulando atividades presenciais, são naturalmente substituídos por outros assíncronos. Mas, isso demanda certo tempo e amadurecimento.

#2 – Ter check-points formais e regulares

O fato de o trabalho ser remoto não implica em distanciamento. É importante que as lideranças não se distanciem e mantenham interações – se possível diárias – com todos os membros de seus times.

Caberá a todos a responsabilidade de deixar claro suas necessidades e, principalmente, respeitar as características dos demais.

Como rito formal, disciplinas de acompanhamento, não de microgerenciamento, ajudam na manutenção da cadência. Um bom ponto de partida é tentar responder, com interesse genuíno, as três perguntas comuns nas Stand-up Meetings: 1) O que você fez ontem? 2) O que planeja fazer hoje? e 3) Possui algum impedimento para realizar?

É fundamental que tais conversas sejam efetivas, sem posturas apáticas e robóticas.

#3 – Dar mais ênfase a métricas e indicadores

Boas métricas são fundamentais para a gestão. Entretanto, elas ganham ainda mais relevância quando o trabalho é remoto.

Indicadores de produtividade, embora nem sempre precisos, são essenciais para detectar ineficiências. Eles servem como instrumentos para apontar pontos que chamem a atenção do time, das lideranças e da gestão.

Os melhores indicadores são aqueles que autorizam ações para correção de rota quando algo não vai bem. Com o tempo, até mesmo pequenas variações passam a apontar tendências e antecipar grandes oscilações.

A recomendação é que sejam acompanhados, pelo menos, o lead time, throughput e percentual de bugs.

Lead time e Cycle time

O lead time pode ser interpretado como o tempo de reação dos times. Ele mede o tempo entre uma demanda ser criada até ela ser totalmente atendida, ou seja, colocada em produção.

Times de negócio que acordam prazos com clientes precisam conhecer o lead time. Essa é a métrica mais confiável para se ter previsibilidade de quando uma nova demanda será entregue.

Throughput (Vazão)

O throughput (vazão) mede o volume de trabalho concluído em um intervalo regular de tempo. Em um time de desenvolvimento, o throughput pode ser contabilizado com base no número de demandas atendidas por semana.

Erros ou inconformidades (bugs)

Maximizar o desempenho é fundamental para melhorar a produtividade. Entretanto, esse volume maior de entregas não pode ocorrer a qualquer custo. Esforços irresponsáveis para aumentar a vazão podem diminuir a qualidade, implicando em erros e inconformidades. Por isso, monitorar a qualidade é fundamental.

A métrica mais simples talvez seja o número de erros ou inconformidades reportados em um intervalo regular de tempo. Um bom indicador talvez combine a vazão com o volume de erros. Geralmente, recomendamos periodicidade semanal.

#4 – Usar boas ferramentas

Em equipes onde trabalhar remotamente é novidade, justifica-se todo esforço para minimizar impactos da mudança, criando, por exemplo, escritórios virtuais com ferramentas do estilo Discord. Dessa forma, hábitos podem ser modificados aos poucos. É importante também ter uma boa ferramenta para realizar conferências em vídeo. Uma boa alternativa é o Microsoft Teams, que além de funcionar bem é gratuito.

As atividades colaborativas de criação, que geralmente fazemos em um quadro branco, como brainstorming e ideação de produtos, também têm alternativas interessantes, como o Miro.

Por fim, é importante ter ferramentas para registrar demandas, trabalho e gerar métricas e indicadores, evitando desperdício de tempo com tarefas burocráticas. Boas opções incluem Trello, Jira e Azure Devops.

#5 – Lembrar que o trabalho remoto é feito por pessoas

Sobretudo com trabalhadores do conhecimento, métricas padrões e práticas não substituem interações e respeito. Não há fórmula mágica que faça o time funcionar. Mais do que nunca, a chave para a construção dos resultados é a confiança. Lideranças nunca foram tão importantes e, agora, elas devem ser desenvolvidas e incentivadas.

Estamos em um período de mudanças intensas e elas não são fáceis. Seguramente, queremos manter a produtividade dos dias em que estávamos em nossas zonas de conforto, mas isso não será fácil. Parar de trabalhar em um mesmo ambiente físico e começar a atuar, em time, remotamente, é uma lição para ser aprendida com o tempo. No começo, variações de produtividade podem ocorrer e não é saudável “fazer caso” com isso.

O importante é reforçar a qualidade da relação e isso acontece com fortalecimento da confiança.